A multitasking illúziója - Avagy aki sokat akar, jobban kimerül

A multitasking, ami több tevékenység vagy feladat egyidejű, párhuzamos végzését jelenti, igazából csak a közbeszédben létezik. Az agy nem képes rá. A szervezeti programjaimon még mindig sokan lepődnek meg, amikor ezt elmondom. Szeretem mindezt azzal a példával is érzékeltetni, hogy a fókusz szavunknak is csak nyelvtanilag lehet többes száma - fókuszok - de ember ilyet még nem mondott szerintem,

mert fókusz egyszerre csak egy lehet.

No de hogy pontosan mit is csinálunk ilyenkor, mi történik az agyban, hogyan vezet ez minket félre, és hogyan lesz ebből kimerülés, nem pedig hatékonyabb munkavégzés, ezekről szól a cikk.

Honnan ered a kifejezés, hogy multitasking?

A multitasking kifejezés a számítástechnikából ered, ahol az operációs rendszerek több folyamat egyidejű futtatását végzik, de igazából ott is váltás történik egyikről a másikra. Mára leginkább az emberi munkavégzésben és a mindennapi életben használjuk. Mindannyiunknak van több olyan ismerőse - vagy mi magunk -, aki büszkén meséli, hogy ő jól tud multitaskingolni.

Mi történik igazából, amikor azt hisszük, multitaskingolunk?

Amit multitaskingnak nevezünk, az legtöbbször a figyelem nagyon gyors váltogatása a feladatok között (task switching). Neurológiai szempontból az agy nem igazán képes két figyelmet igénylő feladatot egyszerre teljes kapacitással végezni.

Hogy néz ez ki a gyakorlatban?

• Automatikus + tudatos feladat egyszerre: Ez az, ami egyébként tényleg tud működni. Például sétálsz és közben beszélgetsz, vagy telefonálsz. A járás nagyrészt automatizált, így nem igényel sok tudatos figyelmet. Vagy amikor futsz és közben zenét hallgatsz - tudatos figyelmet egyik sem igényel igazán.

• Két tudatos feladat egyszerre: Például e-mailt írsz, miközben egy összetett telefonbeszélgetést folytatsz. Ilyenkor az agy folyamatosan váltogat a két feladat között, ami lassabbá teszi a munkát és ráadásul a hibázás lehetőségét is növeli. Vagy valamit dolgozol a telefonodon, és közben beszélgetsz a pároddal. Igazából egyikre sem figyelsz rendesen.

Mi történik az agyban, amikor azt hiszed, multitaskingolsz?

A figyelmet és a végrehajtó funkciókat főként a homloklebeny elülső részei (különösen a prefrontális kéreg) irányítják. Ezek a területek:

• eldöntik, mire figyelj,

• gátolják a zavaró ingereket,

• váltanak a feladatok között.

Amikor két összetett feladatot próbálsz egyszerre végezni, ezek a rendszerek "osztoznak" a rendelkezésre álló erőforrásokon. A váltásnak időbeli és energiaigénye van, ezt nevezik váltási költségnek (switch cost).

Vannak kivételek?

Bizonyos mértékig igen:

• Ha az egyik feladat teljesen automatizálódott (lásd, amiket fentebb írtam), akkor mellette végezhető egy másik, figyelmet igénylő feladat.

• Különböző érzékszervi modalitások (pl. látás és hallás) néha kevésbé zavarják egymást, de ha mindkettő döntéshozatalt vagy munkamemóriát igényel, a teljesítmény akkor is romlik.

Milyen következményei lehetnek a gyakori multitaskingnak?

A mentális kifáradás nem lineárisan nő: ha egyszerre több figyelmet igénylő feladatot végzel, nemcsak "kétszer annyira" fáradsz el, hanem a feladatok közötti folyamatos váltás miatt aránytalanul nagyobb lehet a kognitív terhelés.

Ennek több oka van:

• Feladatváltási költség (switch cost): Minden váltáskor az agynak "ki kell pakolnia" az egyik feladat szabályait a munkamemóriából, és "be kell töltenie" a másikat. Ez néhány tizedmásodperctől akár több másodpercig is tarthat, és energiát igényel.

• Munkamemória terhelése: A munkamemória kapacitása korlátozott. Ha több dolog információját kell egyszerre fejben tartani, gyorsabban telítődik, ami növeli a hibák számát és a fáradtságérzést.

• Végrehajtó kontroll: A prefrontális kéreg folyamatosan dönt arról, mire figyelj, mit gátolj, mire válts. Ez az egyik legenergiaigényesebb kognitív folyamat.

A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy két ember ugyanannyi időt dolgozhat:

• Az egyik 2 órán keresztül egyetlen összetett feladatra koncentrál.

• A másik 2 órán keresztül ötpercenként váltogat e-mailezés, chat, telefon és elemző munka között.

Gyakran a második ember mentálisan sokkal kimerültebbnek érzi magát, annak ellenére, hogy objektíven nem végzett több munkát. Sőt, sok kutatás szerint összességében kevesebb hasznos munkát is végez, mert a váltások elveszik az időt és a szellemi energiát.

Hogyan járul ez hozzá az agy "elfáradásához" és a "nincs időm" érzethet?

Nem arról van szó, hogy az agy hirtelen kifogy az energiából – az energiafelhasználása összességében viszonylag állandó. Inkább:

• csökken a koncentráció,

• romlik a döntéshozatal,

• nehezebb ellenállni a zavaró ingereknek,

• nő az impulzivitás,

• egyre nagyobb erőfeszítésnek tűnik ugyanaz a feladat.

Ez az a jelenség, amikor úgy érzed, hogy "tele van a fejed".

Lehet ehhez alkalmazkodni?

Bizonyos mértékig igen. A gyakorlás miatt egyes feladatok automatizálódhatnak, így kevesebb figyelmet igényelnek. Azonban a kutatások szerint az ember nem válik valódi multitaskerré. A gyakorlott emberek inkább:

• gyorsabban váltanak a feladatok között,

• hatékonyabban szervezik a munkájukat,

• kevesebb felesleges váltást végeznek.

Vagyis nem az történik, hogy egyszerre több összetett dolgot dolgoznak fel, hanem hogy csökkentik a váltások költségét.

A kisgyerekes anyaság pl. egy folyamatos "multitasking környezetet" jelent. Egy kisgyerek mellett egyszerre több figyelmi csatorna aktív:

• figyelni a gyerek hangjaira (sírás, mozgás),

• közben házimunka vagy adminisztráció megy,

• közben folyamatos „előrejelzés” zajlik (mi fog történni a következő 10–30 másodpercben),

• és gyakori az azonnali feladatváltás is ( a sok megszakítás).

Ez az agy számára inkább állandó megszakításos üzemmód, nem stabil multitasking.

Lehet a "multitaskingben" egyre nagyobb rutin és fejlődés

Részben igen, de nem úgy, hogy „kevesebb erőfeszítésbe kerül minden”.

Inkább így történik az alkalmazkodás:

• Csökken a tudatos döntések száma (rutinok alakulnak ki)

• Gyorsabb lesz a váltás a feladatok között

• A figyelem előrehangolódik a jelzésekre

• Kevesebb a felesleges váltás, ill. a „belső konfliktus” a váltásoknál (nem kell újra és újra eldönteni, mi a fontos)

Vagyis nem az történik, hogy az agy egyszerre több összetett dolgot dolgoz fel, hanem hogy csökkenti a "váltások költségét". Sok anya ezért azt érzi idővel, hogy „jobban megy a káosz kezelése”, de nem feltétlenül azt, hogy kevésbé lenne fárasztó.

Összességében, ha valaki naponta órákon át több tudatos figyelmet igénylő tevékenység között váltogat, az általában jelentősen növeli a mentális kifáradást a folyamatos, egy feladatra összpontosító munkához képest. Emiatt sok szakember a mély, megszakítás nélküli munkablokkokat hatékonyabbnak és kevésbé kimerítőnek tartja hosszú távon.

"De akkor most mit csináljak?"

Az én tuti tippem a 35 perces szabály. Azaz amikor egy tevékenységben hatékony haladást szeretnénk, legalább 35 percig csak arra fókuszáljunk. Sem telefon, sem email, sem pisi nem zavarhatja meg azt a 35 percet.

Munkahelyen, szabadúszóként vagy akár művészként, tervezésnél, írásnál, gondolkodásnál, vagy akár fizikai munkánál is nagyon hatékony hozzáállás ez. A kisgyerekes anyaságnál is érdemes ilyen fókuszokat a napba beépíteni, még ha néha lehetetlennek tűnik is...

____

Amennyiben szeretné saját vagy munkatársai idő- és feladatmenedzsmentjét fejleszteni, előadás és interaktív workshop programjaimmal állok rendelkezésre.

Vanyovszki Mária

info@vanyovszkimaria.hu

vanyovszkimaria.hu