Elcsúszott határidők, halogatott, késedelmes projektek - Amikor nem az időből van kevés
- Maria Vanyovszki
- 17 órával ezelőtt
- 3 perc olvasás
Ez a megkeresés az egyik időgazdálkodásról szóló írásom alapján érkezett. A vezetők olyan programot kerestek a csapatuk fejlesztésére, amiben a résztvevők nem egy újabb tippet és azzal feladatot kapnak, hanem önismereti felismeréseken keresztül látnak rá másképp a saját "idejükre". Fontos szempont volt az is, hogy a képzés tanulsága ne csak szakmai legyen, hanem tudják azt magukkal vinni a hétköznapjaikba, azaz hasznukra fordítani a magánéletükben is.
Kiinduló helyzet - Elcsúszott határidők
Egy helyi szervezet elkötelezett szakmai munkatársai és programszervező önkéntesei dolgoztak együtt közös projekteken.
A csapatban jól kialakult a feladatmegosztás: tudták egymásról, ki miben erős, milyen feladatokat vállal szívesen, és kire miben lehet számítani. Az együttműködés és az elkötelezettség ellenére azonban újra és újra ugyanazzal a problémával találkoztak:
csúsztak a határidők, egyes feladatokat halogattak, a projektek pedig gyakran késedelmesen készültek el.
Első pillantásra klasszikus időgazdálkodási problémának tűnt.
De valóban az idő beosztásával volt gond?
Vagy érdemes mélyebbre nézni annál, hogy milyen naptárat, applikációt vagy feladatkezelő módszert használunk?
A cél
A háromórás program célja nem egy újabb időmenedzsment-technika megtanítása volt.
Arra kerestük a választ, hogy mi határozza meg valójában azt, hogyan bánunk az időnkkel, és mi állhat a halogatás, a túlterheltség vagy a rendszeresen elcsúszó feladatok hátterében.
A résztvevőknek lehetőségük volt saját működésükre is ránézni:
Mikor érzem úgy, hogy „nincs időm”? Mire jut mégis mindig időm? Mit halogatok, és miért? Mennyire reálisan tervezek? Milyen szerepet kap a pihenés? Mennyire vagyok fókuszált? És vajon összhangban van-e az időfelhasználásom azzal, amit valóban fontosnak tartok? A hétköznapjaimban mi a saját fókusz és a másokra reagálás aránya?
A közös munka
A háromórás képzésben a rövid szakmai előadásokat önismereti és önreflexív gyakorlatok, páros beszélgetések és csoportos feladatok váltották.
Az első részben a külső idővel foglalkoztunk. Az időmérés történetén keresztül megnéztük, hogyan vált az idő egyre pontosabban mérhető, szervezhető és beosztható erőforrássá.
Egy olyan társadalmi és kulturális tényezővé, ami elsődlegesen azt szolgája, hogy mikor vagyunk együtt valamiben másokkal.
Innen fordultunk a belső idő felé: azaz, hogyan érzékeli az ember, az idő múlását, ezen túl milyen egyéni sajátosságaink lehetnek, hogyan befolyásolja időkezelésünket többek között a figyelmünk, energiaszintünk, motivációnk, szokásaink és egyéb egyéni működéseink.
Az önreflexív gyakorlatok során a résztvevők saját időhasználati mintázataikat vizsgálták meg.
Nem egy ideális napirendet próbáltunk ráhúzni mindenkire, hanem azt kerestük, hogy az adott ember számára mi működik – és miért nem működik az, amit elméletben már régóta tud.
A páros és csoportos feladatok lehetőséget teremtettek arra is, hogy az egyéni felismeréseket a közös működéssel kapcsoljuk össze: hogyan hatnak eltérő munkaritmusaink, prioritásaink és tervezési szokásaink a csapat egészére és a közös határidőkre?
A program végén összegyűjtöttük az egyéni felismeréseket és következtetéseket, majd 10+1 konkrét, a hétköznapokban is használható időkezelési tippel és eszközzel zártuk a közös munkát.
A legfontosabb felismerés
A képzés egyik legerősebb közös tanulsága végül nem egy időgazdálkodási technika volt:
nem az idő kevés – hanem a saját működésünket érdemes egyre jobban megismernünk.
Egy újabb applikáció, to-do lista vagy post-it technika önmagában nem oldja meg a problémát, ha nem tudjuk, mi fontos számunkra, hogyan működik a figyelmünk és az energiaszintünk, mikor vagyunk terhelhetők, és hol vannak a saját határaink.
Az időgazdálkodás így önismereti fejlődéssé is vált.
Eredmény
A résztvevők az idő kezelésére nem pusztán produktivitási problémaként kezdtek tekinteni.
A közös munka segített felismerni saját halogatási, tervezési és prioritási mintázataikat, és azt is, hogy az egyéni időkezelés hogyan hat a csapat közös működésére.
Különösen fontossá vált három kérdés:
Mi az, ami valóban prioritás számomra?
Milyen feltételekre van szükségem ahhoz, hogy jól működjek?
Hagyok-e elegendő időt a regenerációra és azokra a tevékenységekre, amelyek számomra emberként fontosak?
A cél így nem az lett, hogy minden percet még hatékonyabban töltsünk ki feladatokkal.
Hanem hogy tudatosabban döntsünk arról, mire fordítjuk a rendelkezésünkre álló időt – egyénként és csapatként egyaránt.
A program fókuszai
Időgazdálkodás · feladatmenedzsment · halogatás · prioritások · önismeret · önreflexió · energiamenedzsment · csapatműködés · csapatfejlesztés
Formátum
3 órás interaktív csapatfejlesztő workshop
Szakmai munkatársak és programszervező önkéntesek közös részvételével.
____
Ha Ön is szeretne a csapata számára egy hasonló önismereti fókuszú időgazdálkodási programot, várom megkeresését:
Vanyovszki Mária
Hozzászólások